Trang chủ » Hướng dẫn sử dụng » Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử

Quản trị hóa đơn

Quản trị hóa đơn

Danh mục mẫu hóa đơn

Hiển thị màn hình danh mục mẫu hóa đơn doanh nghiệp muốn phát hành

Danh sách mẫu hóa đơn

- Các thông tin gồm:

+ Loại: Loai hóa đơn

  • Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTKT)
  • Hóa đơn bán hàng (02GTTT)
  • Hóa đơn bán hàng khu phi thuế quan (07KPTQ)
  • Hóa đơn xuất kho nội bộ (03XKNB)
  • Hóa đơn xuất kho gửi bán đại lý (04HGDL)

+ Mã:  Mã mẫu hóa đơn theo loại HĐ doanh nghiệp lựa chọn theo nguyên tắc sau:

  • 6 kí tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn (loại hóa đơn chỉ nhận các giá trị sau: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, 03XKNB, 04HGDL).
  • 1 kí tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn (0 – dành cho hóa đơn điện tử).
  • 1 kí tự tiếp theo là "/", dùng để phân biệt giữa Số liên với số thứ tự mẫu hoá đơn
  • 3 kí tự tiếp theo là Số thứ tự mẫu hoá đơn. Ví dụ: 01GTKT0/001

+ Tên: Tên cho loại hóa đơn sẽ sử dụng

+ Kiểu: Kiểu hóa đơn sẽ phát hành

  • Hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn tự in
  • Hóa đơn đặt in
  • Độ dài: Độ dài số hóa đơn

- Nút chức năng:

  • Nhập: Nhập một danh mục mẫu hóa đơn doanh nghiệp muốn phát hành.
  • Xóa: Xóa một danh mục mẫu hóa đơn đã nhập
  • Chọn: Đưa mã được chọn vào màn hình nhập tham chiếu.

Đăng ký sử dụng hóa đơn

Đăng ký hóa đơn sẽ phát hành và số lượng số hóa đơn muốn mua với TCT

Đăng ký sử dụng hóa đơn

- Các thông tin gồm:

  • Mẫu hóa đơn: Hóa đơn muốn xin số để sử dụng.
  • Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu của hóa đơn.

Cho phép nhập vào ký hiệu mẫu gồm 6 ký tự:

  • 2 ký tự đầu nhập 2 ký tự in hoa từ A-Y (để phân biệt các ký hiệu hóa đơn).
  • Ký tự thứ 3 để dấu "/"
  • 2 ký tự tiếp theo là năm tạo hoá đơn (để kiểu số)
  • 1 ký tự cuối cùng để là "E" - hóa đơn điện tử.

 Ví dụ: AA/14E

  • Ngày sử dụng: ngày bắt đầu sử dụng.
  • Số lượng đăng ký: Số lượng số cần đăng ký với tổng cục thuế.
  • Từ số: Số bắt đầu được sử dụng.
  • Đến số: Số kết thúc sử dụng.
  • Đơn vị phân bổ: hóa đơn được phân bổ cho đơn vị

- Nút chức năng:

  • Nhập: Nhập mới thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn.
  • Xóa: Xóa thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn
  • Phát hành: Phát hành hóa đơn
  • Tải phát hành: Tải thông báo phát hành hóa đơn
  • Dừng sử dụng: Dừng sử dụng dải hóa đơn
  • Tiếp tục sử dụng: Tiếp tục sử dụng dải hóa đơn
  • Tải mẫu đăng ký: Tải đăng ký hóa đơn đã phát hành

Tham số quản lý

Lựa chọn hệ thống tự động chọn dải hóa đơn hoặc chọn thủ công

Tham số quản lý hóa đơn

- Các thông tin gồm:

+ Tự động chọn seri: lựa chọn tự động chọn dải hóa hơn hoặc thủ công:

  • Tự động: chọn “có”
  • Thủ công: chọn “không”

Bấm Nhập

Nhập hóa đơn

Hóa đơn giá trị gia tăng

Nhập thông tin cho hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng

- Thông tin hóa đơn:

  • Mã hóa đơn: Mã của loại hóa đơn đang sử dụng
  • Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn được nhập, sửa, hoặc ký duyệt
  • Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu đang được sử dụng cho hóa đơn
  • Số hóa đơn: Số hóa đơn ( tăng dần) tương ứng với mã và ký hiệu hóa đơn
  • Kiểu hóa đơn: Kiểu của hóa đơn, có thể là hóa đơn gốc, thay thế, bị thay thế, điều chỉnh, bị điều chỉnh, hủy.

- Thông tin người mua hàng

  • Mã khách hàng: nhấp chuột phải hoặc bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn khách hàng đã có. Nếu mã khách hàng chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
  • Tên đơn vị: Đơn vị của khách hàng.
  • Điện thoại: Điện thoại của khách hàng.
  • Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng
  • Địa chỉ đơn vị: Địa chỉ đơn vị của khách hàng
  • Số tài khoản: Số tài khoản của khách hàng.
  • Tên ngân hàng: Tên ngân hàng ứng với số tài khoản.
  • Email nhận hóa đơn: Email nhận thông báo đường link để có thể xem hóa đơn giá trị gia tăng
  • Điện thoại nhận hóa đơn: Điện thoại nhận thông báo đường link để có thể xem hóa đơn giá trị gia tăng
  • Tên người mua: Tên người mua hàng
  • Lưu khách hàng mới: Lưu thông tin khách hàng vào csdl. Không – Không lưu; Có lưu

- Thông tin thanh toán:

+ Đồng tiền thanh toán: Chọn loại tiền dùng để giao dịch.

+ Hình thức thanh toán: Hình thức giao dịch:

  • Tiền mặt
  • Chuyển khoản
  • Chậm trả, nếu ở hình thức này thì nhập ngày trả vào ô hạn trả

- Bảng thông tin hàng hóa

  • Mã hàng hóa dịch vụ: bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn mã hàng hóa dịch vụ đã có. Nếu mã hàng hóa dịch vụ chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
  • Nhập số lượng hoặc thành tiền cho mặt hàng đang có trên bảng
  • Nhập thuế suất nếu có

Hóa đơn bán hàng

Nhập thông tin cho hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng

- Thông tin hóa đơn:

  • Mã hóa đơn: Mã của loại hóa đơn đang sử dụng
  • Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn được nhập, sửa, hoặc ký duyệt
  • Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu đang được sử dụng cho hóa đơn
  • Số hóa đơn: Số hóa đơn ( tăng dần) tương ứng với mã và ký hiệu hóa đơn
  • Kiểu hóa đơn: Kiểu của hóa đơn, có thể là hóa đơn gốc, thay thế, bị thay thế, điều chỉnh, bị điều chỉnh, hủy.

- Thông tin người mua hàng

  • Mã khách hàng: nhấp chuột phải hoặc bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn khách hàng đã có. Nếu mã khách hàng chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
  • Tên đơn vị: Đơn vị của khách hàng.
  • Điện thoại: Điện thoại của khách hàng.
  • Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng
  • Địa chỉ đơn vị: Địa chỉ đơn vị của khách hàng
  • Số tài khoản: Số tài khoản của khách hàng.
  • Tên ngân hàng: Tên ngân hàng ứng với số tài khoản.
  • Email nhận hóa đơn: Email nhận thông báo đường link để có thể xem hóa đơn giá trị gia tăng
  • Điện thoại nhận hóa đơn: Điện thoại nhận thông báo đường link để có thể xem hóa đơn giá trị gia tăng
  • Tên người mua: Tên người mua hàng
  • Lưu khách hàng mới: Lưu thông tin khách hàng vào csdl. Không – Không lưu; Có - Có lưu

- Thông tin thanh toán:

+ Đồng tiền thanh toán: Chọn loại tiền dùng để giao dịch.

+ Hình thức thanh toan: Hình thức giao dịch:

  • Tiền mặt
  • Chuyển khoản
  • Chậm trả

- Bảng thông tin hàng hóa

  • Mã hàng hóa dịch vụ: bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn mã hàng hóa dịch vụ đã có. Nếu mã hàng hóa dịch vụ chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
  • Nhập số lượng hoặc thành tiền cho mặt hàng đang có trên bảng

Hóa đơn bán hàng (khu phi thuế quan)

Nhập thông tin cho hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan

Hóa đơn bán hàng – trong khu phi thuế quan

- Thông tin hóa đơn:

  • Mã hóa đơn: Mã của loại hóa đơn đang sử dụng
  • Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn được nhập, sửa, hoặc ký duyệt
  • Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu đang được sử dụng cho hóa đơn
  • Số hóa đơn: Số hóa đơn ( tăng dần) tương ứng với mã và ký hiệu hóa đơn
  • Kiểu hóa đơn: Kiểu của hóa đơn, có thể là hóa đơn gốc, thay thế, bị thay thế, điều chỉnh, bị điều chỉnh, hủy.

- Thông tin người mua hàng

  • Mã khách hàng: nhấp chuột phải hoặc bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn khách hàng đã có. Nếu mã khách hàng chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
  • Tên đơn vị: Đơn vị của khách hàng.
  • Điện thoại: Điện thoại của khách hàng.
  • Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng
  • Địa chỉ đơn vị: Địa chỉ đơn vị của khách hàng
  • Số tài khoản: Số tài khoản của khách hàng.
  • Tên ngân hàng: Tên ngân hàng ứng với số tài khoản.
  • Email nhận hóa đơn: Email nhận thông báo đường link để có thể xem hóa đơn giá trị gia tăng
  • Điện thoại nhận hóa đơn: Điện thoại nhận thông báo đường link để có thể xem hóa đơn giá trị gia tăng
  • Tên người mua: Tên người mua hàng
  • Lưu khách hàng mới: Lưu thông tin khách hàng vào csdl. Không – Không lưu; Có - Có lưu

- Thông tin thanh toán:

+ Đồng tiền thanh toán: Chọn loại tiền dùng để giao dịch.

+ Hình thức thanh toan: Hình thức giao dịch:

  • Tiền mặt
  • Chuyển khoản
  • Chậm trả

- Bảng thông tin hàng hóa

  • Mã hàng hóa dịch vụ: bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn mã hàng hóa dịch vụ đã có. Nếu mã hàng hóa dịch vụ chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
  • Nhập số lượng hoặc thành tiền cho mặt hàng đang có trên bảng

Hóa đơn xuất kho nội bộ

    Nhập thông tin cho hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

      Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

      - Thông tin hóa đơn:

      • Mã hóa đơn: Mã của loại hóa đơn đang sử dụng
      • Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn được nhập, sửa, hoặc ký duyệt
      • Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu đang được sử dụng cho hóa đơn
      • Số hóa đơn: Số hóa đơn ( tăng dần) tương ứng với mã và ký hiệu hóa đơn
      • Kiểu hóa đơn: Kiểu của hóa đơn, có thể là hóa đơn gốc, thay thế, bị thay thế, điều chỉnh, bị điều chỉnh, hủy.

      - Thông tin vận chuyển

      • Lệnh điều động số: Nhập thông tin cho lệnh điều động.
      • Ngày điều động: Nhập thông tin cho ngày điều động.
      • Nội dung: Nhập nội dung điều động.
      • Người vận chuyển: Nhập thông tin người vận chuyển.
      • P.tiện vận chuyển: Nhập thông tin phương tiện vận chuyển.
      • Xuất tại kho: Nhập thông tin cho kho xuất hàng hóa.
      • Nhập tại kho: Nhập thông tin cho kho nhập hàng hóa.

      - Bảng thông tin hàng hóa

      • Mã hàng hóa dịch vụ: bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn mã hàng hóa dịch vụ đã có. Nếu mã hàng hóa dịch vụ chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
      • Nhập số lượng hoặc thành tiền cho mặt hàng đang có trên bảng

      Hóa đơn xuất kho gửi bán đại lý

      - Nhập thông tin cho hóa đơn hàng xuất kho gửi bán đại lý.

      Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

      - Thông tin hóa đơn:

      • Mã hóa đơn: Mã của loại hóa đơn đang sử dụng
      • Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn được nhập, sửa, hoặc ký duyệt
      • Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu đang được sử dụng cho hóa đơn
      • Số hóa đơn: Số hóa đơn ( tăng dần) tương ứng với mã và ký hiệu hóa đơn
      • Kiểu hóa đơn: Kiểu của hóa đơn, có thể là hóa đơn gốc, thay thế, bị thay thế, điều chỉnh, bị điều chỉnh, hủy.

      - Thông tin đại lý

      • Hợp đồng đại lý: nhấp chuột phải hoặc bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn thông tin đại lý đã có. Nếu thông tin đại lý chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
      • Ngày ký: Ngày ký hợp đồng đại lý
      • Tên đại lý: Tên của đại lý gửi bán hàng hóa.
      • Mã số thuế: Mã số thuế của đại lý.

      - Thông tin vận chuyển

      • Số hợp đồng: Nhập thông tin cho số hợp đồng.
      • Người vận chuyển: Nhập thông tin người vận chuyển.
      • P.tiện vận chuyển: Nhập thông tin phương tiện vận chuyển.
      • Xuất tại kho: Nhập thông tin cho kho xuất hàng hóa.
      • Nhập tại kho: Nhập thông tin cho kho nhập hàng hóa.

      - Bảng thông tin hàng hóa

      • Mã hàng hóa dịch vụ: bấm phím [F1] để hiện cửa sổ chọn mã hàng hóa dịch vụ đã có. Nếu mã hàng hóa dịch vụ chưa tồn tại thì có thể nhập mới.
      • Nhập số lượng hoặc thành tiền cho mặt hàng đang có trên bảng

      Ký duyệt hóa đơn

      Màn hình ký duyệt hóa đơn

      - Ký hóa đơn

      • Chọn những hóa đơn cần ký duyệt
      • Cắm chứng thư số và thực hiện ký

      Tìm hóa đơn

      Tìm kiếm các hóa đơn đã nhập

      Tìm kiếm hóa đơn

      - Nhập các thông tin cần tìm kiếm

      • Từ ngày: Nhập ngày bắt đầu tìm kiếm.
      • Đến ngày: Nhập ngày cuối cho việc tìm kiếm.
      • Mẫu số: Chọn mã mẫu hóa đơn.
      • Ký hiệu: Chọn ký hiệu hóa đơn.
      • Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn.
      • Mã thuế: Nhập mã số thuế muốn tìm.
      • Người tạo: Chọn người tạo hóa đơn.
      • Tên khách hàng: Nhập tên khách hàng muốn tìm.
      • HTTT: Chọn hình thức thanh toán.
      • Trạng thái hóa đơn: Chọn trạng thái của hóa đơn.
      • Trạng thái ký: Chọn trạng thái ký của hóa đơn.

      - Các nút chức năng chính trên màn hình lập hóa đơn

      • Tìm: Tìm kiếm hóa đơn theo thông tin đã nhập
      • Xem hóa đơn: Xem chi tiết cho một hóa đơn
      • Bỏ ký: Bỏ ký cho hóa đơn được chọn
      • Gửi lại mail: Thực hiện gửi lại mail cho khách hàng đối với những hóa đơn đã được ký.

      Phiếu thu

      Phiếu thu

      Thông tin lập phiếu thu

      Thiết lập nội dung phiếu thu

      Thông tin xuất phiếu thu

      - Các thông tin gồm:

      • Mã ngân sách: mã đơn vị sử dụng ngân sách
      • Thủ trưởng đơn vị: tên thủ trưởng đơn vị
      • Kế toán trưởng: tên kế toán trưởng
      • Thủ quỹ: tên thủ quỹ
      • Tài khoản nợ: tài khoản trích nợ
      • Tài khoản có: tài khoản ghi có

      - Nút chức năng:

      • Nhập: Nhập mới/sửa thông tin phiếu thu
      • Xóa: Xóa dữ liệu.                  

      Lập phiếu thu

      Lập phiếu thu

      - Các thông tin gồm:

      • Ngày lập phiếu: Ngày lập phiếu thu          
      • Quyển số: phiếu thu thuộc quyển số
      • Số phiếu thu: Số phiếu thu
      • Người nộp tiền          
      • Địa chỉ : địa chỉ người nộp tiền
      • lý do: lý do nộp tiền
      • Số tiền: số tiền nộp
      • Kèm theo: chứng từ kèm theo
      • Người thu: Người thu tiền

      - Nút chức năng:

      • Nhập: Nhập phiếu thu
      • Mới: Làm mới dữ liệu
      • Xóa: Xóa phiếu thu.
      • In: In phiếu thu

      Tìm kiếm phiếu thu

      - Các thông tin gồm:

      • Đơn vị: Đơn vị xuất phiếu thu        
      • Tình trạng: Phiếu thu đã tạo hóa đơn/ Chưa tạo hóa đơn
      • Số phiếu: Số phiếu thu        
      • Từ ngày: Tìm kiếm phiếu thu từ ngày
      • Đến ngày: tìm kiếm phiếu thu đến ngày   
      • Số tiền từ: Số tiền thu tối thiểu từ
      • Số tiền đến: Số tiền thu tối đa đến
      • Người nộp: Người nộp tiền
      • Người thu: Người thu tiền

      Bấm nút “Tìm”

      - Nút chức năng:

      • Chọn tất cả: Chọn tất cả phiếu thu
      • Nhập/Xuất phiếu thu: Nhập xuất phiếu thu mẫu từ máy tính
      • Gộp hóa đơn chi tiết: Lập hóa đơn từ phiếu thu
      • Xuất lô hóa đơn: lập phiếu thu từ hóa đơn

      Đổi mật khẩu

      Chức năng cho phép đổi mật khẩu người sử dụng

      Đổi password

      - Các thông tin gồm:

      • Password cũ: Mật khẩu hiệnt ại
      • Password mới: Mật khẩu mới
      • Nhập lại password mới: Xác nhận mật khẩu mới
      • Chọn nút lệnh “Nhập”

      Phụ lục

      (Các mẫu hóa đơn được sử dụng trong phần mềm hóa đơn điện tử)

      Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

      Mẫu hóa đơn bán hàng

      Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

      phieu-xuat-kho-hang-gui-ban-dai-ly

      Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

      phieu-xuat-kho-kiem-van-chuyen-noi-bo

      Phiếu bán hàng – dùng trong khu phi thuế quan

      phieu-ban-hang-dung-trong-khu-phi-thue-quan

      Đơn xin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

      5 bầu chọn / điểm trung bình: 5
      Tags:

      Bình luận

      Viết lời bình